Sistema de Gestión Universitaria Basado en Datos
Universidad Nacional Rosario Castellanos
El acceso oportuno a la educación superior es crucial para el desarrollo individual y colectivo. Persiste una significativa brecha entre lo que las instituciones pueden ofrecer y la creciente demanda social, provocando exclusión constante de numerosos jóvenes.
Limitación de Recursos Educativos ante Demanda Creciente
Crisis estructural de acceso a la educación superior mexicana
900 mil
Solicitantes Rechazados Anualmente
Cada año más de 900 mil solicitantes son rechazados por las universidades mexicanas, correspondiente aproximadamente al 50% del total de quienes aspiran a ingresar.
14,151
Aceptados en UNAM 2024
En 2024 la UNAM recibió 143,427 solicitudes, de las que únicamente 14,151 resultaron aceptadas, evidenciando la problemática estructural de recursos limitados.
400 mil
Sin Lugar en 2024
En el año 2024, alrededor de 400 mil jóvenes no obtuvieron lugar en instituciones de educación superior públicas, intensificando la exclusión educativa.
Universidad Nacional Rosario Castellanos:
Creada en 2019, inició con aproximadamente 4,000 estudiantes y actualmente cuenta con más de 39,000 alumnos distribuidos en diversas regiones del país. Su modelo distintivo emplea cursos propedéuticos virtuales sin exámenes de admisión tradicionales, representando una alternativa sustancial que equilibra inclusión inicial con eficiencia operativa.
El Modelo PIRC: Tensión entre Inclusión y Calidad Educativa
Programa de Ingreso (PIRC)
El modelo de acceso abierto genera interrogantes legítimas respecto al mantenimiento de estándares académicos, dado que elimina los mecanismos tradicionales de selección por competencias y conocimientos previos.
Criterios de Permanencia
La institución postula que la demostración del mérito académico debe manifestarse durante la trayectoria universitaria, no como prerequisito de ingreso.
Eficiencia en la Gestión de Recursos Públicos
Considerando el marco igualitario de acceso establecido por el PIRC, resulta imperativo desarrollar mecanismos sistemáticos que verifiquen el cumplimiento de los criterios de permanencia estudiantil y sistemas de alerta temprana.
Estrategia Dual: Protección
Intervención oportuna a estudiantes que presentan dificultades académicas, protegiendo así la inversión fiscal realizada por los contribuyentes en su educación superior.
Estrategia Dual: Liberación
Liberación de espacios y recursos cuando los criterios de permanencia no son satisfechos, evitando asignación ineficiente y permitiendo la reasignación a nuevos beneficiarios.
Arquitectura Tecnológica como Solución Integral
La lógica conceptual descrita fundamenta el desarrollo del sistema tecnológico: una plataforma basada en ciencia de datos que facilita el seguimiento estudiantil, genera alertas predictivas y optimiza procesos administrativos.
¿Por qué Gestión de Trámites?
Dual propósito: Los trámites generan los datos históricos de calificaciones y participación académica que alimentan los modelos predictivos.
¿Por qué Automatización?
La automatización mejora sustancialmente la experiencia estudiantil, facilitando su progreso académico y reduciendo barreras administrativas.
Justificación: Decisiones Basadas en Evidencia Empírica
El equilibrio entre inclusión y eficiencia debe fundamentarse en decisiones informadas por datos empíricos, capaces de reducir la influencia de juicios subjetivos. La sistematización tecnológica contribuye decisivamente a este fin, permitiendo automatización de recopilación, procesamiento y análisis de grandes volúmenes de información.
Sistema de Gestión Universitario
Acceso modular por perfiles con automatización
Algoritmos de Predicción
Clustering, análisis de sentimientos y reglas de asociación
Optimización Matemática
Programación lineal para asignación eficiente de recursos
Arquitectura del Sistema de Gestión Universitaria
Objetivo General
Diseñar, implementar y evaluar un sistema de gestión educativa académica y administrativa en la Universidad Nacional Rosario Castellanos, que integre módulos de automatización de trámites, predicción de riesgo académico y asignación óptima de recursos mediante ciencia de datos, visualización dinámica y optimización matemática, con el fin de mejorar la eficiencia operativa, el seguimiento estudiantil y la experiencia institucional, sustentado en evidencia empírica.
Objetivos Particulares
1. Diagnóstico Institucional
Diagnosticar problemáticas institucionales mediante análisis estadístico del cuestionario y minería de comentarios en redes sociales sobre trámites, seguimiento académico y atención escolar.
2. Sistema Web Modular
Desarrollar un sistema web modular con acceso diferenciado por tipo de usuario, orientado a la consulta académica y operación institucional eficiente.
3. Predicción de Riesgo Académico
Implementar un módulo de predicción de riesgo académico basado en reglas de asociación sobre datos históricos, con clasificación automática de estudiantes.
4. Optimización de Trámites
Automatizar la asignación diaria de trámites prioritarios mediante programación lineal entera mixta, optimizando recursos según urgencia y restricciones operativas.
5. Evaluación de Efectividad
Evaluar la efectividad del sistema mediante análisis comparativo pretest-postest y cronometraje de trámites, con indicadores de mejora perceptual y funcional.
6. Estrategia de Adopción Digital
Desarrollar una estrategia de adopción digital para facilitar la integración del sistema en la comunidad universitaria, con recursos de soporte y difusión específicos.
Método
Metodología aplicada y experimental con diseño pretest-postest
Diseño Experimental
Metodología Experimental
Diseño pretest-postest para evaluar efectos del sistema digital
Muestra
247 estudiantes UNRC por conveniencia
Hipótesis
H1: Mejora percepción (p≤0.05)
H2: Reducción tiempo trámites (p≤0.05)
Variables de Estudio
Variables Independientes
Tipo de sistema: Sistema actual vs Sistema SGU (fase piloto)
Variables Dependientes
Percepción: 6 categorías Likert (0-1 normalizado)
Tiempo trámites: Cronometraje directo (días/segundos)
Procedimiento de Investigación
Diagnóstico Inicial
• Cuestionario (247 estudiantes)
• Webscraping (3,921 comentarios)
4 Sprints SCRUM
• 10-23 mayo 2025
• Metodología ágil
Evaluación Final
• Cuestionario post
• Comparación operativa
Administración del Proyecto SCRUM
Product Owner
Charles Vargas
Estableció prioridades funcionales y alineó desarrollo con necesidades institucionales
Scrum Master
Diana Domínguez
Construyó Product Backlog priorizado con base en valor institucional
Desarrolladores
Yanni Borgez & Pablo Pérez
Implementación técnica integral: backend, frontend, dashboards y optimización
Recursos del Proyecto
Recursos Humanos
- Product Owner
- Scrum Master
- Desarrolladores backend y frontend
Stack Tecnológico
Backend: Laravel 8, PHP, MySQL
Frontend: Vue.js, Bootstrap, Blade
Optimización: lp_solve, cron jobs
Timeline de Desarrollo
10-12 Mayo
Autenticación y base técnica
12-15 Mayo
Riesgo académico
15-18 Mayo
Trámites escolares
18-22 Mayo
Optimización matemática
Resultados
Evaluación empírica del sistema SGU-UNRC
4.1 Análisis de Datos del Pretest
Cuestionario Estructurado (247 estudiantes)
Resultados clave: 5 de 6 categorías mostraron medianas bajas (0.31-0.36). Única categoría alta: "Necesidad de automatización" (0.80)
Análisis de Sentimientos - Webscraping
Facebook
1,782 comentarios
Polaridad: -0.436
Instagram
1,247 comentarios
Polaridad: -0.378
X/Twitter
892 comentarios
Polaridad: -0.503
Total: 3,921 comentarios únicos. Las curvas muestran distribuciones de densidad concentradas en polaridades negativas (-0.3 a -0.4)
Categorías Principales de Malestar Identificadas
- 42.3% - Ineficiencia en trámites administrativos
- 28.7% - Desinformación académica y falta de seguimiento
- 14.5% - Trato deficiente del personal
- 8.6% - Incertidumbre sobre servicio social y titulación
- 6.9% - Sensación de abandono institucional
4.2 Evaluación Funcional del Sistema Implementado
Arquitectura Modular
- 18 módulos principales (14 académicos)
- 3 perfiles diferenciados: Administrador, Docente, Estudiante
- Acceso basado en roles con middleware Laravel
- APIs REST para comunicación fluida
Métricas Técnicas de Rendimiento
Tiempo de carga dashboard
Uptime acumulado
Peticiones exitosas
Usuarios simultáneos
4.3 Predicción de Riesgo Académico
Algoritmo de Clasificación
Ejecución automática diaria (00:00h) basada en reglas de asociación
Criterios:
- Alto: Promedio < 7.0 o ≥3 reprobadas
- Medio: Promedio 7.0-7.5 o 2 reprobadas
- Bajo: Promedio ≥7.5 y ≤1 reprobada
Ejemplo: Estudiante de Riesgo Alto
Charles Vargas
Promedio: 6.5
Materias reprobadas: 3
Ejemplo: Estudiante de Riesgo Bajo
Diana Domínguez
Promedio: 9.7
Materias reprobadas: 0
4.4 Asignación Optimizada de Trámites
Modelo de Programación Lineal
Función objetivo: Max Z = 1x₁ + 3x₂ + 2x₃
Variables:
- x₁: Revisiones de estudios (prioridad baja)
- x₂: Cartas servicio social (prioridad alta)
- x₃: Cartas liberación idioma (prioridad media)
Restricciones:
- x₁ + x₂ + x₃ ≤ 50 (Personal disponible)
- 15x₁ + 10x₂ + 8x₃ ≤ 480 (Tiempo impresión)
- 3x₁ + 3x₂ + 2x₃ ≤ 60 (Firmas requeridas)
- x₁ + x₂ + x₃ ≤ 100 (Hojas membretadas)
- x₁, x₂, x₃ ≥ 0
Resultados del Optimizador
Ejecución automática: Diaria a las 00:00h
Tiempo de procesamiento: 1-3 minutos
Solver utilizado: lp_solve
Estados generados: Óptimo/Factible
• 15 revisiones de estudios
• 18 cartas servicio social
• 28 cartas liberación idioma
Solución óptima:
• 0 revisiones + 18 servicio + 2 idioma
Valor objetivo: 58
4.5 Análisis de Datos del Postest
Comparación Pretest vs Postest
Resultados: Mejoras significativas en 4 de 5 categorías (p<0.001). Sin cambios: Comunicación institucional (p=0.304)
Categorías Mejoradas
- Trámites escolares
t(246)=-36.67, p<0.001 - Acceso a información
t(246)=-51.88, p<0.001 - Satisfacción general
t(246)=-24.37, p<0.001 - Tecnología institucional
t(246)=-63.53, p<0.001 - Comunicación institucional
t(246)=-1.03, p=0.304
Comparación Sistema Tradicional vs Sistema SGU
| Indicador | Sistema Tradicional | Sistema SGU | Mejora |
|---|---|---|---|
| Tiempo promedio | 39.6 días (DE=5.2) | 18.3 segundos (DE=3.7) | 99.9% reducción |
| Pasos necesarios | 9.1 pasos (DE=1.2) | 4.2 pasos (DE=1.1) | 54% reducción |
| Interacción humana | 100% (M=1.0, DE=0.0) | 14% (M=0.14, DE=0.35) | 86% reducción |
| Disponibilidad | 9:00-18:00h (L-V) | 24/7 | 300% incremento |
4.6 Estrategia de Adopción Digital
Segmentación de Usuarios
- Administrativos: Manual técnico PDF
- Docentes: Correo institucional + soporte
- Estudiantes: Cartel Facebook + Historia Instagram
Canales Utilizados
- Facebook institucional
- Historia de Instagram
- Correo institucional
- Manual administrativo
Adopción Escalonada
Ejemplos Reales de Implementación
Redes Sociales
Facebook Institucional
Historia Instagram
Comunicación Institucional
Correo Institucional a Docentes
Manual Técnico PDF
Conclusiones
Cumplimiento de objetivos y aportaciones del sistema SGU-UNRC
Cumplimiento de Objetivos
Objetivos Cumplidos Exitosamente
- ✓ Diagnóstico institucional: Análisis cuantitativo pretest completado con 247 estudiantes y 3,921 comentarios
- ✓ Sistema modular: 18 módulos implementados con acceso diferenciado por roles
- ✓ Predicción de riesgo: Algoritmo automático funcionando con clasificación diaria
- ✓ Optimización matemática: Programación lineal operativa para asignación de trámites
- ✓ Evaluación empírica: Mejoras significativas en 4/5 categorías (p<0.001)
- ✓ Estrategia de adopción: Implementación escalonada exitosa
Impacto Cuantificado
Reducción de Tiempo
39.6 días → 18.3 segundos
Menor Interacción Humana
100% → 14% requerida
Reducción de Pasos
9.1 → 4.2 pasos promedio
Disponibilidad
vs 9-18h tradicional
Principales Aciertos del Proyecto
Metodológicos
- • Uso efectivo de metodología SCRUM ágil
- • Diseño experimental pretest-postest robusto
- • Combinación innovadora: cuestionarios + webscraping
- • Evaluación empírica con indicadores objetivos
Técnicos
- • Programación lineal para recursos escasos
- • Arquitectura modular escalable
- • Minería de datos para decisiones académicas
- • Automatización con Laravel Scheduler
Limitaciones Reconocidas y Trabajo Futuro
Limitaciones Actuales
- • Comunicación institucional sin mejora significativa (p=0.304)
- • Muestra no probabilística limita generalización
- • Predicción de riesgo basada solo en variables académicas
- • Falta integración con sistemas psicopedagógicos
Líneas de Trabajo Futuro
- • Sistemas de tutoría automatizada integrados
- • Predicción de abandono con variables psicosociales
- • Visualización longitudinal del desempeño estudiantil
- • Validación con muestra probabilística representativa
Contribución a la Gestión Universitaria
El verdadero valor de este sistema no radica únicamente en su capacidad técnica, sino en su contribución a una gestión universitaria más equitativa y basada en datos.
Equilibrio
Inclusión inicial + Eficiencia operativa
Objetividad
Decisiones basadas en evidencia empírica
Transparencia
Mecanismo meritocráticos claros
"Frente a un entorno estructuralmente limitado, esta propuesta representa un mecanismo meritocrático, objetivo y transparente que permite aprovechar mejor los recursos públicos, brindar apoyo oportuno a quienes lo necesitan y sostener un modelo educativo que reconcilie inclusión con calidad."
Así, se avanza hacia una universidad más eficiente y comprometida con la calidad educativa.